L’établissement d’une note de frais est loin d’être une tâche simple, car il y a de nombreux éléments à prendre en compte. Bien que cela soit un véritable casse-tête, il faut dire que les notes de frais sont une obligation dans les entreprises. En effet, elles ont pour rôle d’assurer le remboursement des frais professionnels aux collaborateurs ou salariés. Alors comment rédiger une note de frais ?
Connaitre les frais concernés
La note de frais facilite à l’entreprise la gestion des dépenses des travailleurs à travers une uniformisation des demandes. Dès lors, il est essentiel de connaitre les frais remboursables. Il s’agit notamment des éléments suivants :
- Frais de restauration,
- Les frais d’abonnement internet, téléphone,
- Les frais kilométriques ou indemnités kilométriques,
- Les frais de documentation.
En d’autres termes, ce sont l’ensemble des dépenses professionnelles qui sont concernés par la note de frais. Cependant, il faut disposer de justificatifs valables afin d’obtenir un remboursement. Alors, comment faire une note de frais ? Exemple sur Lucca.fr.
Les mentions obligatoires
Lors de la rédaction de la note de frais, il est obligatoire de mentionner certaines informations. II s’agit de la date, le motif de la demande, le nom et le prénom du bénéficiaire, son service. Vous devez aussi indiquer la nature des frais, l’heure de déplacement ainsi que le lieu, le montant hors taxe et toutes taxes comprises de chaque frais. Enfin, cette note doit comprendre les signatures du travailleur et de l’employeur.
Quel support utiliser ?
En termes de notes de frais, plusieurs options s’offrent à vous pour la rédaction.
Il y a d’abord le support papier qui convient aux petites entreprises qui ont un faible volume de frais de note à traiter. Celui-ci est également adapté à celles qui n’ont pas une bonne maitrise de l’outil informatique. Toutefois, il comporte quelques inconvénients dans le traitement des écritures comptables.
Ensuite, il y a la création d’un template Excel ou Word à laquelle s’ajoute l’impression de note de frais en version PDF. Enfin, il est possible de créer une note de frais avec Excel pour bénéficier d’un classement numérique et gagner du temps.
Les logiciels gestion notes pour plus d’efficacité
On assiste de nos jours à la dématérialisation des notes avec les logiciels de note de frais. Il peut s’agir d’un logiciel ou d’une application notes de frais. Dans tous les cas, ce sont des solutions qui permettent de gagner en temps et en efficacité.
En effet, les logiciels de comptabilité note de frais ont pour objectif de simplifier le processus de remboursement. Pour ce faire, ils intègrent des outils personnalisables et performants en vue de faciliter le traitement des notes. Ainsi, la validation des notes de frais se fait donc plus rapidement et le délai de remboursement est considérablement réduit.
Par ailleurs, le constat est tel que ces solutions comportent de nombreux avantages. Elles sont avant tout dotées de fonctions innovantes comme la reconnaissance vocale ou la géolocalisation des dépenses. A cela s’ajoute la numérisation des justificatifs en temps réel.
Comment s’effectue le remboursement ?
Le remboursement des notes de frais peut se faire de deux manières : un remboursement au forfait ou un remboursement sur le montant réel des dépenses. En ce qui concerne le délai, il n’est pas défini sur le plan légal, mais peut tout de même être fixé par l’employeur. Enfin, le remboursement des frais n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu.
